Onze inzet

Veranderingen volgen elkaar steeds sneller op. Om onze ambities te kunnen blijven waarmaken, moeten we wendbaar zijn: een combinatie van functionele, personele en organisatorische flexibiliteit. De kwaliteitsimpuls zetten we gericht in. Wij onderzoeken aan welke kwaliteiten onze organisatie over 3 jaar behoefte heeft. Dit koppelen we aan wat we al in huis hebben en wat ontwikkeld moet worden op individueel medewerkersniveau. Het HR-instrumentarium wordt verder ontwikkeld om zowel de teamleiders als de medewerkers te ondersteunen en te faciliteren.   

Enkele thema’s

  • Rollen en functies: standaard functies worden minder belangrijk. Vanuit een basisteam werken mensen ook in tijdelijke en/of hybride teams.
  • De Zutphen Academie biedt trainingen en andere middelen aan die aansluiten bij de organisatiedoelen. Daarnaast stimuleren we gericht de ontwikkeling van digitale vaardigheden van de zelfstandig professional die informatiemedewerker is.
  • Modern en passend arbeidsvoorwaardenbeleid draagt bij aan meer flexibiliteit en keuzevrijheid voor de zelfstandige professional. 'Werkneembaarheid' van medewerkers leidt tot meer professionele autonomie en een groter verantwoordelijkheidsgevoel voor de eigen loopbaan. Daar waar nodig vragen wij medewerkers om tijdelijk in andere organisaties te werken en intern bij andere teams.
  • Als het nodig lijkt om tijdelijk medewerkers in te huren, maken we de afweging of de benodigde kwaliteiten in huis zijn of in huis ontwikkeld kunnen worden.
  • We verwachten van de medewerkers dat zij zich (mede)verantwoordelijk voelen voor hun eigen loopbaan. Zij zijn zich bewust van de noodzaak hun eigen arbeidsmarktwaarde in de gaten te houden en zich te blijven oriënteren op hun toekomst. Als organisatie ondersteunen en faciliteren we mobiliteit. Daarmee versterken we ook onze wendbaarheid.
  • Leidinggevenden zijn gericht op het faciliteren en ontwikkelen van medewerkers zodat zij optimaal hun werk kunnen doen. Zij geven situationeel leiding.
  • Organiseren van ontmoeting. De gemeente moet als partner aan de kant staan van inwoners en bedrijven om te begrijpen, mee te leven en mee te voelen wat er bij hen speelt. Om dit te ervaren, organiseren we in 2018 weer 2 momenten om goed voorbereid met een opdracht naar ‘buiten’ te gaan. Hiervoor begroten wij € 75.000 en zullen we zoveel mogelijk onze eigen capaciteiten en kwaliteiten gebruiken om dit te organiseren.

Flexibel en standaardisatie

Om flexibel te zijn heb je ook structuur nodig. De zelfstandig professional moet goed worden ondersteund en heeft kaders nodig voor wat de professional mag en móet doen. Dat vraagt:

  • een goed inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers of medewerkers die nieuwe rollen krijgen;
  • duidelijke en continue twee-richtingen communicatie over budgetbeheer (budgethoudersregeling, financiële administratie), documentbeheer (zaaksysteem), kantoorautomatisering (Servicedesk) en hostmanship;
  • werken in een driehoek: adviseur-zelfstandig professional-leidinggevende;
  • werken in een professionele informatie-organisatie. Gestandaardiseerd en gemakkelijk in gebruik;
  • gericht rapporteren ‘van papier naar dialoog’ en ‘slim vertrouwen’;
  • het optimaliseren van bedrijfsprocessen, wat leidt tot betere communicatie en samenwerking, effectiever werken en kortere doorlooptijden.

Klant centraal in dienstverlening en informatievoorziening

Informatietechnologie biedt nieuwe kansen zoals slimme systemen en big data. Informatietechnologie vraagt tegelijkertijd om kwaliteitseisen en beveiligingseisen. Nieuwe regels en standaardisatie zijn nodig. In 2017 heeft de gemeenteraad de I-visie vastgesteld. Hiermee geven we richting aan ons handelen voor de komende jaren zoals verwerkt in de Uitvoeringsagenda I-Visie Zutphen.

Dienstverlening verbeteren

  • Digitalisering van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven met nieuwe e-diensten en e-formulieren. Hierdoor kunnen inwoners en bedrijven eenvoudig en snel hun vraag afwikkelen.
  • Verbetering van de dienstverlening aan ondernemers door accountmanagement met 1 aanspreekpunt voor vragen en procedures.
  • De webcare diensten Facebook en Twitter gaan we uitbreiden met WhatsApp. De inwoner heeft hiermee een extra kanaal voor de enkelvoudige vragen en of meldingen.
  • Onze dienstverlening blijft bereikbaar voor iedereen. We zetten dan ook in op een bereikbare inwoner en ondersteunen inwoners in de digitale samenleving.

Aansluiten bij Digitaal 2017 en de Digitale Agenda 2020 (DA2020)

  • Inwoners en bedrijven kunnen diensten en producten digitaal aanvragen bij de overheid. Ook bij ons, door onze deelname aan het landelijke project Digitaal 2017.
  • We communiceren ook via het digitale loket.
  • We bouwen in 2018 verder aan de aansluiting op MijnOverheid.nl en doen ons best om ook de ketenpartners hierin mee te nemen.
  • We zorgen goed aangehaakt te blijven op het programma DA2020, dat de Digitale Agenda 2017 omvat.

Informatie geeft richting aan ons handelen

  • Grip op alle beschikbare informatie en de duiding daarvan. Het gaat dan bijvoorbeeld om de vraag: welke informatie hebben we nodig voor de beheersing en de verantwoording (tussentijds en achteraf), welke informatiesystemen en bronnen leveren deze informatie of welke moeten we daar voor gaan maken of organiseren?
  • De I-visie gebruiken we om ons daar verder in te ontwikkelen en om het onderzoek en het gebruik van sturingsinformatie beter in te bedden in onze organisatie. Uiteraard doen we dit samen met de gemeenteraad en onze samenwerkingspartners. Het focustraject en de plannen van aanpak voor de speerpunten zijn geïntegreerd in de I-visie.

Werken onder architectuur

Aansluiten op landelijke systemen en MijnOverheid.nl vraagt aanscherping en verfijning van het werken onder architectuur. Onze proces- en informatiearchitectuur moet helemaal aansluiten bij de rest van de overheidsdiensten. Dit is ook een voorwaarde voor een goede implementatie van de Omgevingswet.
Van gemeenten en ketenpartners wordt verwacht dat de processen en informatiearchitectuur voor de implementatie op elkaar zijn afgestemd. De gemeente blijft het loket. Toezicht en handhaving krijgen een grotere rol, maar de processen worden in de ketens gevormd. Hier is dus geen ruimte voor lokale kleuring. We moeten eventuele Zutphense accenten uit de architectuur filteren, zodat de Zutphense informatie naadloos aansluit bij de informatie van de overige overheden en ontsloten kan worden.

We worden informatiewerkers

Inwoners en bedrijven worden uiteindelijk steeds meer regisseur van hun eigen gegevens. Dit betekent veel voor de vaardigheden van onze inwoners, bedrijven én van onze medewerkers. Medewerkers worden steeds meer informatiemedewerkers. Het is belangrijk dat we onze medewerkers via de Zutphen Academie blijven trainen in deze competenties.
Onderdeel hiervan is het papierarm en plaats- en tijdonafhankelijk werken. Het papier zal geleidelijk uit de organisatie verdwijnen doordat we steeds meer digitaal gaan werken. Ons analoge archief brengen we over naar het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) en we gaan over op een e-depot: een digitale archiefvoorziening. Ook hebben we aandacht voor de digitale competenties van onze bedrijven en inwoners. Niemand mag tussen wal en schip raken door de veranderende dienstverlening. Dit doen wij bijvoorbeeld via het programma Digisterker.

Privacy en informatieveiligheid

Privacy en informatieveiligheid zijn heel belangrijk. Het is onze verantwoordelijk de veiligheid van onze inwoners te borgen. Ook op het digitale vlak. 2018 staat daarom ook in het teken van bewustwording van de betekenis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit geldt voor onze organisatie en voor de ketenpartners.